GLADIATOR FACTORY RY:N TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Gladiator Factory Ry
Liikunta- ja kamppailukeskus LIIKE
Väliköntie 4
70700 Kuopio
Y-tunnus: 2574140-3
Sähköposti: info@gladiatorfactory.com

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä sähköpostitse: info@gladiatorfactory.com

3. Rekisterin nimi

Gladiator Factory Ry:n asiakas- ja jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Gladiator Factory Ry kerää henkilötietoja siinä määrin kuin se on tarpeellista kamppailuseuran toiminnan järjestämiseksi. Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

jäsenyyden ja asiakassuhteiden hallinta
jäsenmaksujen ja verkkokauppaostojen käsittely ja seuranta
kurssi- ja leiri-ilmoittautumisten hallinta
kulukorvaushakemusten käsittely ja maksaminen
yhteydenpito jäseniin ja asiakkaisiin seuran toimintaan liittyvissä asioissa
tiedottaminen seuran toiminnasta
palvelujen tarjoaminen, toimittaminen ja kehittäminen
laskutus ja kirjanpito
mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittäminen
lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (kirjanpito, yhdistyslaki)

Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin ilman erillistä suostumusta.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu:

Sopimuksen täytäntöönpanoon: asiakassuhteen hoitamiseen, jäsenyyteen ja verkkokauppaostoihin liittyvät toimenpiteet
Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun: jäsenrekisterin ylläpito, jäsenten hallinta, yhteydenpito, jäsenmaksujen seuranta, tiedotus ja yhdistyksen toiminnan toteuttaminen
Lakisääteiseen velvoitteeseen: kirjanpitovelvoitteet ja yhdistyslain vaatimukset
Suostumukseen: vapaaehtoisten tietojen keräämisessä ja markkinointiviestinnässä

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja käyttötarkoituksen mukaan:

Kaikista rekisteröidyistä (verkkosivuston käyttäjät):

etunimi ja sukunimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
lomakkeilta kerätyt viestit ja yhteydenottotiedot

Jäsenistä ja asiakkaista lisäksi:

osoitetiedot (tarvittaessa)
syntymäaika
jäsentiedot (jäsenyys, jäsenmaksun tila)
osallistumistiedot (kurssit, leirit, tapahtumat)
maksutapahtumiin liittyvät tiedot (ei maksukorttinumeroita tai pankkitunnuksia)
tilaushistoria ja ostotiedot
kulukorvaushakemuksiin liittyvät tiedot (tositteet ja maksutiedot)
käyttäjätiliin liittyvät tekniset tiedot (käyttäjätunnus, rooli, kirjautumistiedot)

Maksukorttien numeroita tai pankkitunnuksia ei tallenneta seuran järjestelmiin.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään:

verkkosivuston lomakkeilta (yhteydenottolomake, ilmoittautumislomakkeet)
verkkokaupan käyttäjärekisteröinnistä ja ostotapahtumista
jäsenrekisteröitymisestä ja jäsenyyden hallinnasta
sähköpostiviestinnästä
henkilöltä itseltään muussa yhteydenpidossa

Yhdistyslaki ja seuran säännöt velvoittavat seuraa pitämään jäsenrekisteriä.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin:

Verkkosivuston lomakkeilta kerätyt tiedot: korkeintaan 2 vuotta lomakkeen lähetyspäivästä
Jäsentiedot: niin kauan kuin jäsenyys on voimassa
Kirjanpitoon liittyvät tiedot: kirjanpitolain edellyttämä aika (6–10 vuotta)
Verkkokaupan ostotiedot: kirjanpitovelvoitteen edellyttämä aika
Kulukorvaushakemuksiin liittyvät tiedot: lakisääteisen säilytysajan mukaisesti

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei ole perustetta.

9. Tietojen säilytys ja suojaus

Säilytys:

Henkilötietoja säilytetään:

WordPressin tietokannassa (jäsen- ja käyttäjätilitiedot)
WooCommerce-järjestelmässä (maksu- ja tilaushistoriatiedot)
Seravo Oy:n palvelimilla (EU/ETA-alue)

Tietoja ei säilytetä paikallisilla työasemilla ilman erityistä tarvetta.

Suojaus:

Henkilötiedot on suojattu asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä:

SSL-salattu verkkoyhteystietokannat on suojattu vahvalla salasanalla ja palomuurilla
Seravon palvelintason tietoturva
WordPressin käyttöoikeus- ja roolijärjestelmä
pääsy tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja vahvan salasanan käyttöä
pääsy henkilötietoihin on rajattu ainoastaan seuran nimetyille vastuuhenkilöille

Rekisteriä seuraavat henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta.

10. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta tai julkaista kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan tai jäsenen kirjallista lupaa, lukuun ottamatta:

Maksupalveluntarjoajat (Paytrail, PayPal, Stripe) – maksujen käsittelyä varten
Kirjanpitopalvelu – lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
Viranomaiset – lain niin vaatiessa

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot
vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä
pyytää henkilötietojen poistamista rekisteristä siltä osin kuin laki sallii
rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen (tietojen siirto-oikeus)
peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti

Yhteydenotto:

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).

Tämä tietosuojaseloste on luotu 30.6.2023 ja päivitetty 5.2.2026.

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aina tarpeen tullen ja lainsäädännön muuttuessa.